加强村级档案规范化管理的建议

峨边村级档案规范工作从2002年开始，利用一年多的时间对129个行政村进行清理和整理，全县村级档案管理工作有了明显改观，但村级档案按规范化管理标准，还有一定的差距。

一、主要问题

（一）档案资料收集不齐全；

（二）档案管理不规范、不科学；

（三）档案使用不便捷；

（四）投入不足。

二、几点建议

（一）文件资料收集齐全是基础性前提。文件资料是档案的前身，资料制发的质量，不仅决定村务活动本身的质量，同时也影响日后档案规范化、标准化管理的质量。第一，把好用纸关。纸张尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。第二，把好材料书写格式关。要注意检查材料是否履行了签发手续，是否符合审批权限，落款是否与材料一致，有无日期等等。第三，把好材料书写字迹关。字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这样有利于日后长久保管利用。第四，使用文种要合理。特别是各村文书年龄和文化水平大小高低不一，拟制的行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

（二）推行“科学分类、以我为主”立卷归档不重复是关键环节。实现村级档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。归档的文件、材料就是要以本单位形成的文件、材料为主的原则，它要求解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性。完成现行文件、材料阶段任务的才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件、材料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复性，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住内容的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为实现村级档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

（三）提高案卷质量是推进村级档案工作规范化、标准化的可靠保证。文件资料向档案转化是人为的，是人们有意识“挑选”出来的。在“挑选”过程中，由于个人对档案工作的认识和业务水平上的差距，导致了档案在形成、收集、立卷归档工作中的差距。我们必须一方面要注意解决好方法问题，以有利于村级档案标准化管理中的分类和检索；另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于村级档案规范化管理。

（四）推广计算机检索，建立数据库，确保村级档案安全。实行村级档案工作规范化管理就必须推行现代化的检索工具，目前由于村级办公条件限制，鉴于村级档案每年产生的数量不多这种情况，实行村级档案由乡镇人民政府统一保管，是解决目前村级档案保管不足问题的唯一途径。另一方面，我们建议要保持兼职档案人员相对稳定，加强档案专业知识方面的培训和指导，为实现村级档案工作的科学化、标准化、规范化打下坚实的基础。